Det man gør ofte, bliver man god til. Du kender det sikkert fra din egen verden, og det område du sidder med. Størstedelen af min karriere har handlet om ledelse, salg og rekruttering.
Siden 2016 har jeg haft fuld fokus på rekruttering af medarbejdere til danske virksomheder, og inden har jeg i 19 år været ansættende leder i byggebranchen og fødevarebranchen.
Det har typisk været rekruttering til stillinger indenfor ledelse eller som specialist indenfor et fagområde.
Det kan være en bekostelig affære på flere planer (tid, penge, tabte projekter og/eller forlænget udviklingstid) at ansætte en forkert person.
Derfor er der nogle ting, som jeg, ud fra min erfaring, vil foreslå at du overvejer, INDEN du starter den næste rekruttering op.
Læs mine overvejelser nedenfor.
1: Du er som leder 3-5 gange så meget værd som din løn. Tiden skal bruges bedst muligt.
Rekruttering tager tid og mange undervurderer tidsforbruget. Hvad består en god rekrutteringsproces af?
Udover selve afklaringen af stillingen og kandidatprofil, skal annoncen udformes, så den sælger jobbet og din virksomhed, og der skal annonceres på de forskellige jobportaler (hvor giver det i øvrigt mest mening at annoncere jobbet?)
Så begynder ansøgninger forhåbentligt at komme ind. Alle forventer og fortjener en bekræftelse på ansøgningen, så der skal svares tilbage. Husk her GDPR reglerne om håndtering af data på ansøgere.
På nogle stillinger vil du få rigtigt mange ansøgninger og på andre vil ansøgerfeltet være meget begrænset. Uanset hvad skal ikke egnede ansøgere hurtigt have et afslag. Nogle ringer for at få en begrundelse for afslaget. En del ringer med spørgsmål, inden de sender deres ansøgning.
Nu er der forhåbentligt et relevant ansøgerfelt, så der skal aftales tidspunkt for indledende samtale med de på papiret mest relevante.
Efter første samtalerunde skal der gives afslag til nogle og andre skal indkaldes til næste runde. Forhåbentligt er der nu 1 eller 2 egnede ansøger.
Så bør der hentes referencer på disse.
Efter 2. samtalerunde og positive referencer er der forhåbentligt en ansøger, der kan laves en ansættelsesaftale med. Hvis det ikke er tilfældet, har dine annoncer ikke ramt de rigtige personer, for du har jo valgt mellem dem, der er aktivt jobsøgende og har fundet din annonce.
👉 Manglede du at få kontakt til de personer, der ikke er aktivt jobsøgende, men som måske kan ”prikkes til” med et godt job❓
👉 Manglede du personlighedstesten i forløbet, eller fik du afdækket alt grundigt nok til at kende personen❓
👉 Var 2 samtaler tilstrækkeligt til, at du er sikker i din sag❓
Jo længere tid processen strækker sig over, jo mere pres lægges på organisationen og jo større risiko er der for, at egnede ansøgere springer fra undervejs.
Så rekruttering tager tid og skal planlægges. Derfor bør du overveje, hvordan du bruger din tid bedst muligt, og om du tilfører din virksomhed værdi i den tid, du bruger på at rekruttere. Tænk også på, om du selv føler, at processen håndteres, som den bør.
Din tid er langt mere værd end din månedsløn. Mange økonomer mener vores værdi er 3-5 gange vores årsløn 💶.
Hvad kan du f.eks sælge på de timer, du sparer ved at outsource disse ting?
2: Hvordan håndterer du en jobsamtale?
En jobsamtale skal først og fremmest være et roligt, og så vidt muligt afslappet rum, til en gensidig afklaring. Som ansættende leder er du jo naturligt på jagt efter den perfekte medarbejder, og det er derfor fristende at køre på med spørgsmål om det faglige – hvad har du lavet tidligere, hvilke resultater har du med dig, hvornår kan du starte, hvad er dit lønniveau etc. Men hvad med mennesket bag den faglige person?
Noget af det vigtigste i en jobsamtale er at skabe en afslappet atmosfære, stille åbne spørgsmål, der giver en dialog, lytte, spørge ind og stille uddybende spørgsmål til det, der fortælles. Det skal der være plads til på begge sider af bordet.
Når den gode stemning er skabt, er det også lettere at komme ind bag huden på personen – det gælder både ansøger og leder. Det værste du kan gøre, er at skjule noget.
Og husk at ansøger jo også har en del spørgsmål, og at det ikke kun er dig som leder, der skal have en ny medarbejder. Der er nogle ansøgere, der måske skal sige et job op, for at gå til din virksomhed, alternativt er ledig, men ikke tager et hvilket som helst job. Der er jo reelt mangel på arbejdskraft i rigtigt mange brancher og jobfunktioner.
Spørgeteknik er vigtigt i en jobsamtale. Nogle eksempler på noget, der ofte er væsentligt, men vanskeligt at få afklaret med spørgsmål:
👉 Hvordan afdækker du, om en person er struktureret, temperamentsfuld, eftergiven, individualist, teamplayer?
👉 Hvordan ser du om en person har tendens til at manipulere med kunder, kollegaer etc?
👉 Hvordan ser du om en person har det nødvendige drive og kan nå i mål med de opgaver, som I forventer at vedkommende skal tage sig af?
Det kræver en god spørgeteknik og selv med den, er det ikke sikkert, at du kommer til bunds. Her vil personlighedstest kunne hjælpe dig.
En ansættelsesproces skal planlægges ordentligt, og der skal afsættes tid til flere samtaler. Det tager tid og koster ressourcer og penge at ansætte, men det er dyrere at fejlansætte.
Husk: Vilje og personlighed slår ofte faglighed.
3: Skal du ansætte til præcis samme jobfunktion eller skal “posen rystes”??
Du har måske fået en opsigelse fra en nøglemedarbejder og tænker, at du hurtigst muligt skal have ansat en afløser.
Jeg vil anbefale, at du bruger nogle dage på at tænke situationen igennem. Der kan være sket ændringer i virksomheden og omgivelserne, der gør, at det kan give mening at søge efter en anden profil, når du skal i gang med rekrutteringsprocessen.
Det kan være en fordel at inddrage andre fra ledergruppen eller eksterne parter i sparringen, så du sikrer, at du kommer hele vejen rundt omkring fordele og ulemper ved en bestemt kompetenceprofil.
Og husk at tænke såvel faglighed som personlighed ind i kompetence-profilen.
Og når det så er sagt, skal du heller ikke tøve med at sætte rekrutteringsprocessen i gang.
Jo længere tid du har en ubesat stilling, jo mere pres lægger du på dine medarbejdere. Pressede medarbejdere leverer ofte ikke så godt og i så høj kvalitet, som i mere normale situationer.
4: Personlighedstest afdækker nogle punkter, du ikke ser i ansættelsessamtalerne.
En personlighedstest er et stærkt værktøj til at supplere et godt interview, og den kan anvendes til at forudsige adfærd i givne (arbejds)situationer.
Et grundigt interview kan afdække meget, men det er normalt meget vanskeligt at afdække, om en person rent faktisk også reelt agerer og præsterer, som der gives udtryk for i samtalen.
Er der drive i personen, er der forandringsparathed, er der selvdisciplin, hjælpsomhed eller, hvad du ellers vægter højt hos personen? Er der nogle “mørke personlighedstræk”, der kan være direkte skadelige på resten af organisationen?
Det er nogle af de ting, en personlighedstest kan fortælle noget om.
En personlighedstest kan hjælpe dig med at vælge både til og fra i forhold til at finde frem til den endelige kandidat, som virksomheden kan ansætte til en given post.
I mit job som headhunter har jeg flere gange været nødsaget til at sige til en virksomhed, at jeg ikke kan give garanti på mit arbejde, hvis de ansætter personen.
Personlighedstesten har i de tilfælde afdækket nogle punkter, det ikke var muligt at spotte i selve ansættelsessamtalerne. Det har bl.a. drejet som om alt for høj grad af individualisme, tendens til at manipulere med kunder og kollegaer for egen vindings skyld eller stor mangel på struktur eller selvdisciplin.
Personligt bruger jeg en af følgende tests: NEO PI-3, The Primary Colours Leadership Model, First Mind talentvurdering og IST-Screening.
5: Kan du få ærlige svar fra tidligere arbejdsgivere?
Jeg har tidligere skrevet om vigtigheden at være en god interviewer til ansættelsessamtaler. Det er i høj grad også væsentligt, når du interviewer tidligere arbejdsgivere i forbindelse med indhentning af referencer på en potentiel kandidat.
Er du en dygtig interviewer, får du ofte bedre og mere ærlige svar fra tidligere arbejdsgivere, når du ringer til dem og spørger ind til deres forhold og syn på den mulige kandidat.
Det gælder specielt, når spørgsmålene kan baseres på findings fra en personlighedstest. Du kender det sikkert selv – du svarer på det, du bliver spurgt om i en referencesituation og bringer formentligt sjældent andet op uopfordret. Du vil jo ikke ødelægge noget for en tidligere medarbejder.
Når jeg trækker referencer, sker det ofte med ønske om at få be- eller afkræftet nogle ting, der er kommet frem i en personlighedstest. Spørger jeg direkte ind til f.eks. struktur eller behovet for at være i frontlinjen, får jeg også et ærligt svar fra referencepersonen.
Jo mere ærlige og reelle svar du kan få, des bedre og mere fuldendt billede, får du af personen.
Jeg har derfor også flere gange været nødsaget til overfor en kunde at afvise at give garanti på mit rekrutteringsarbejde, hvis referencerne går klart imod det, der i øvrigt er kommet frem i ansættelsessamtalerne. Så er det på den igen – hellere være sikker end at haste en ansættelse igennem for at lukke et hul efter en fratrådt medarbejder.
6: Kommer du bredt nok ud, når du annoncerer på jobportalerne?
Den rette person til din ledige stilling er måske slet ikke aktiv jobsøgende, så hvordan får du så fat i vedkommende?
Det er helt naturligt at lægge ledige stillinger op på jobportalerne, og det giver også ofte et fint resultat, hvis ellers annoncen er formuleret godt, klart og tydeligt, så den bliver fundet i søgningerne.
Så er der LinkedIn job, hvor det i en vis grad er muligt at målrette annoncen til specifikke kompetencer og faggrupper. Men jeg tror også mange af os på LinkedIn har fået forslag til nye stillinger, der er helt væk fra vores kompetencer og arbejdsfelt.
Så hvad er så alternativerne❓
Mange af os i rekrutteringsbranchen annoncerer også, men vi supplerer det med målrettede diskrete henvendelser til potentielle kandidater.
Vi har brug for at få et så stort felt som muligt af velkvalificerede, og her er kandidatfeltet, der selv søger via jobopslag ikke altid stort nok.
Den henvendelse, der sendes til potentielle kandidater, skal også være klar, målrettet og velformuleret. Jeg har hørt en del eksempler på personer, der får henvendelser hver uge, og at mange af dem vidner om meget dårligt forarbejde. Altså forstået således, at den ledige stilling slet ikke matcher det kompetenceniveau personen har, eller er så bredt formuleret, at man ikke bliver klogere af henvendelsen. Det fører til irritation og negative tanker om virksomheden, og i bedste fald kommer der et kort afslag på henvendelsen, og ellers forbigås den i tavshed.
Så derfor en opfordring til at tænke ”tiltrækningsprocessen” grundigt igennem. Det tager tid at ansætte, men det skal ikke tage unødig lang tid. Så gør det rigtigt i første forsøg.
7: Pas på at du ikke kommer til at ansætte en, der ligner dig selv – du skal turde lade dig udfordre
Mon ikke mange kan nikke genkendende til, at det er let at blive begejstre for en person, der ligner en selv 😊 Det er også fint i sociale sammenhænge, men i en jobmæssig sammenhæng er det ikke altid optimalt.
Når man i en ansættelsesproces møder en, der ligner sig selv, oplever mange, at de svinger rigtig godt med kandidaten, og man får de svar, som man rigtig gerne vil høre. Det er let at tænke, at man nogenlunde ved, hvad man får, ved at ansætte personen.
Virksomheder har bare ikke brug for alt for mange af den samme støbning. Der er brug for diversitet og forskellighed.
Min filosofi er, at vi skal turde ansætte personer, der er dygtigere end os selv. Vi skal lade os udfordre, og vi skal være klar til at lytte og acceptere synspunkter fra andre og ændre retning, selvom det måske udfordrer vores egen vanetænkning.
Forskellighed i en organisation er med til at gøre den stærk, og en stærk organisation sikrer ofte vækst i virksomheden.
Så pas på at “god kemi” ikke betyder, at du kommer til at ansætte en, som ligner dig selv 😃
Dine tidligere personlighedstest kan hjælpe dig med at fortælle om dine egne styrker og svagheder. Derudfra kan du nemmere definere, hvilke kompetencer du skal lægge vægt på, at dine kommende kolleger skal kunne mestre.
I den sidste ende handler det om at skabe et team, der kan supplere hinanden på kompetencer, erfaring og baggrund.
8: Hvad kan du få ud af at lade en ansøger løse en case i forbindelse med ansættelsesprocessen?
Det kan ofte være en ide at supplere ansættelsesprocessen med Case-interview – altså at ansøgerne løser en konkret case for at vise, at de rent faktisk kan arbejde med en given problemstilling.
Samtidig kan det også vise, hvor godt personerne for eksempel kan præsentere en løsning for en kommende kunde eller samarbejdspartner.
Ved at bruge et case-interview som en del af din ansættelsesproces, kan du bedre evaluere personernes faglighed i praksis, deres analytiske evner, deres evner for kommunikation og problemløsning samt præsentationsteknik.