, der findes, og som kan hjælpe den opsagte med at få en professionel og appellerende profil.  - Tilbyd den opsagte medarbejder at få nogle timers sparring og karriererådgivning hos eksempelvis en headhunter eller rekrutteringskonsulent med henblik på at hjælpe vedkommende til at blive både mere afklaret/målrettet samtidigt med, at den opsagte medarbejder får skabt processer og indsatser omkring jobsøgningen. Udover at det er god karma at gøre det, så koster det faktisk ikke særligt mange penge, og slet ikke i forhold til sparede lønkroner, hvis du på den måde kan få den opsagte medarbejdere i job før fratrædelsestidspunktet.  - Afhængig af rollen som den opsagte medarbejder har haft i virksomheden, og hvis vedkommende har et længere opsigelsesvarsel, kan det give mening at overveje et outplacementforløb hos en headhunter eller et HR-firma. - Der kan i den sammenhæng typisk laves en aftale om, at hvis den opsagte medarbejder får enten betalt sparring/karriererådgiving eller et outplacement forløb, så accepterer han eller hun, at vedkommende ikke kan opnå dobbeltløn i opsigelsesperioden. Guleroden for den opsagte handler således om at få sparring og proaktiv hjælp til at finde et nyt job. Et andet vigtigt element i det at håndtere en opsigelse professionelt handler om kommunikation til kollegerne, teamet og eventuelt også hele virksomheden afhængig af hvor stor en virksomhed, der er tale om. Formålet med at få kommunikeret opsigelsen til organisationen drejer sig om, at dels er det rettidig omhu og dels skal medarbejderne høre det fra ledelsen - ikke fra den opsagte medarbejder. Kommunikation af budskabet handler også om at undgå, at der skabes gætterier eller misforståelser omkring opsigelsen. Sørg således for at budskabet er enkelt og klart. I forhold til selve kommunikationen af opsigelsen og årsagen til at samarbejdet ophører, så hold det på et overordnet niveau - både i respekt for den opsagte medarbejder, men også fordi at der ikke er grund til at blive detaljeret. Kommunikationen kan eksempelvis indeholde noget om: - Hvem er blevet opsagt - Overordnet årsag til at samarbejdet ophører - Hvornår den opsagte stopper og eventuelt fritstilles - Tak gerne vedkommende for indsatsen og ønsk vedkommende pøj pøj i sit videre virke - Et andet element omkring kommunikation handler om, hvad den opsagte medarbejder ønsker at kommunikere til kolleger og andre.  Dette er endnu en god grund til, at du har styr på, hvad du og virksomheden ønsker at kommunikere således, at den opsagte medarbejder får dette af vide som en del af selve opsigelsen. På den måde er den opsagte medarbejder orienteret om, hvad du kommer til at kommunikere umiddelbart efter opsigelsen således, at der er klarhed over den del.  Det handler også om, at du som chef skal hjælpe den opsagte medarbejder med at undgå at sætte sig selv i en situation, hvor han eller hun får kommunikeret et budskab, der kan opfattes som et brud på den såkaldte loyalitetsforpligtelse.  Den betyder at medarbejdere (inklusive opsagte) ikke må sige eller skrive noget, der kan skade virksomheden. Og her kan en for tidlig og/eller forkert udmelding på eksempelvis de sociale medier nemlig opfattes som et brud på loyalitetsforpligtelsen. Da det ikke er i den opsagte medarbejders interesse at risikere at blive bortvist, miste lønnen eller endda ligefrem blive pålagt et erstatningskrav, så er det rettidig omhu fra din side at informere den opsagte omkring dette. Afslutningsvis vil jeg nævne, at det så absolut er en fordel at være enige om budskaberne, der skal kommunikeres af både virksomhed og den opsagte medarbejder. Uanset om den opsagte medarbejder bliver fritstillet med det samme eller om han eller hun skal arbejde normalt i opsigelsesperioden, synes jeg at det er vigtigt at du tænker over det som jeg kalder for "den sidste arbejdsdag". Det handler ganske enkelt om at få sendt medarbejderen afsted på en god måde. Vi ved aldrig om vores professionelle veje krydses igen på et tidspunkt, hvorfor det altid er god stil at tage afsked på en ordentlig måde. Om der ligefrem skal være en afskedsreception kan man altid diskutere, men hvis der ellers er tale om en medarbejder, som du har været glad for, så sender det et signal om professionalisme og overskud - både til den opsagte, men også til resten af virksomheden. Den sidste arbejdsdag handler også om praktik, da det er her at den opsagte medarbejder skal aflevere eksempelvis: - ID-kort og nøgler - Computer, tablet og lignende - Mobiltelefon - Kreditkort - Firmabil - Brændstofkort Jeg vil slutte min guide af med det som jeg egentlig startede med: Du bliver forhåbentlig aldrig rigtig god til at opsige medarbejdere. Så det er helt okay, hvis du synes, at det var svært og hårdt at gennemføre en opsigelse selv om du havde forberedt dig særdeles grundigt, og måske har fulgt guiden med de 5 trin til punkt og prikke. For der er blandet mennesker, følelser og holdninger ind i det at opsige en medarbejder, og du ved ikke hvordan vedkommende kommer til at tage det før opsigelsen er gennemført. Nogle kommer til at gå forholdsvist nemt. Andre ender ikke i noget positivt. Men jeg vil stadigvæk holde fast i, at jo bedre du forbereder dig på det at opsige medarbejderen, desto større er chancen for at det blive en professionel og respektfuld oplevelse - både for dig selv og for den opsagte. Med venlig hilsen Flemming Lund" />

5 trin til at opsige en medarbejder på en professionel og respektfuld måde

At opsige en medarbejder er forhåbentlig ikke noget du bliver rigtig god til - i hvert fald ikke efter min mening. For selv om du er professionel, kan det være svært at undgå at blande nervøsitet og følelser ind i det at skulle opsige en medarbejder. For en opsigelse er jo den ultimative form for afvisning i jobmæssig sammenhæng: "Jeg bliver desværre nødt til opsige samarbejdet med dig, og bede dig om at fratræde din stilling". 

Men du kan gøre en hel del for at klæde dig selv bedre på til at gennemføre en opsigelse på en professionel og respektfuld måde. 

Det handler blandt andet om, at du skal lave både mental og praktisk forberedelse samtidigt med, at du går metodisk til opgaven, hvis du som chef ender med at stå i situationen, hvor du skal afskedige en medarbejder.

Jeg har selv stået i den kedelige situation med at skulle opsige medarbejdere, og kender således til den svære opgave med at få kommunikeret budskabet om, at samarbejdet desværre må ophøre.

Som jeg indledte med at skrive, så tror jeg ikke rigtig på, at du kan blive god til at opsige medarbejdere. Personligt har jeg selv lavet min portion af fejl i forhold til opsigelser gående fra stor nervøsitet i formidlingen til medarbejderen over til fodfejl i opsigelsen samt håndtering af opgaven med at hjælpe den opsagte videre på bedst mulige måde.

Men over tid lykkedes det mig at finde frem til 5 konkrete trin, der hjalp mig til at gennemføre opsigelser på en professionel og respektfuld måde.

Det er disse trin, som jeg har sat mig til tasterne for at nedfælde i en guide, som jeg håber, at du og andre chefer kan have gavn af i det tilfælde, at du står foran at skulle afskedige en eller flere medarbejdere.

De 5 trin er:

1. Forbered dig grundigt

2. Selve opsigelsen: Få det sagt med det samme!

3. Hjælp den opsagte medarbejder videre hvor det er muligt

4. Kommunikation af opsigelsen

5. Den sidste arbejdsdag

1. Forbered dig grundigt

Jo mere du forbereder dig på selve opsigelsen, desto større chance er der for, at det hele kan gennemføres professionelt, korrekt og i respekt for den medarbejder, der skal opsiges.

Samtidigt vil forberedelsen være med til at beskytte dig selv og den virksomhed, som du repræsenterer. Langt de fleste opsigelser forløber uden problemer, og chancen for, at det også sker for dig, er markant højere ved, at du har styr på formalia, jura m.m.

Forberedelse handler også om at "træne" opsigelsen forstået på den måde, at du skal få tænkt opsigelsessamtalen igennem fra start til slut - både i forhold til "best case" og "worst case". 

Det er en god idé at øve dig på opsigelsessamtalen med en chefkollega eller en HR-chef: Hvad skal der siges og i hvilken rækkefølge? Hvad nu hvis den opsagte medarbejder reagerer meget voldsomt på opsigelsen? Hvad gør du så?

I den sammenhæng bør du også overveje, om der er brug for, at der er en anden person til stede i forbindelse med selve opsigelsen, eksempelvis en HR-medarbejder eller anden chefkollega.

Forberedelse handler eksempelvis også om at have styr på:

Det juridiske grundlag for opsigelsen

  • Hvad er opsigelsesvarslet jævnfør ansættelsesaftale/lovgivning?
  • Hvis medarbejderen har en bonusordning, hvad er så betingelsen for denne i forhold til en opsigelse?
  • Skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden, hjemsendes men stå til rådighed, eller skal han/hun fritstilles?
  • Er medarbejderen omfattet af en konkurrenceklausul og hvad er i så fald betingelserne i forbindelse med opsigelse?
  • Hvornår skal firmabilen og andet materiale afleveres?
  • Hvad skal der kommunikeres til medarbejderne/teamet/virksomheden

Sørg også for at have styr på lavpraktiske elementer såsom:

  • Udskrevne eksemplarer af opsigelsen (2 kopier)
  • Kuglepen til at underskrive med 
  • Indkaldelse af medarbejderen
  • Booking af lokale/kontor, hvor opsigelsen skal gennemføres

2. Selve opsigelsen: Få det sagt med det samme!

Jeg vil helt klart anbefale, at så snart medarbejderen er kommet ind på dit kontor eller i det lokale, hvor opsigelsen skal foregå og vedkommende har sat sig, at du med det samme kommunikerer, at I er her i dag fordi samarbejdet skal ophøre, og at du desværre er nødt til at opsige vedkommende.

Der er under alle omstændigheder ikke nogen grund til at trække pinen ud. Det med at få det sagt med det samme, er faktisk mest af alt for din skyld. For ved at få det sagt, kan du derefter bruge dine kræfter og ressourcer på at være empatisk og professionel.

Så det dur altså ikke, at du forsøger på at bygge en slags argumentation eller forsvar for opsigelsen i en indledende tale, før du siger, at vedkommende skal opsiges. Længe før du når til din pointe, har personen for længst gættet, at nu skal han eller hun fyres.

Ergo få det sagt med det samme, og forklar umiddelbart derefter årsagen til at samarbejdet desværre må ophøre. Gør det i klare og præcise vendinger, der ikke kan misforstås uanset, om det drejer sig om nedskæringer, dårligt samarbejde, manglede performance eller noget helt fjerde. Den opsagte medarbejder må således ikke være i tvivl om årsagen til opsigelsen.

Vær forberedt på, at vedkommende måske reagerer følelsesladet eller vredt på opsigelsen. I den sammenhæng er det ekstra vigtigt, at du bevarer roen og agerer professionelt. Du er måske også følelsesmæssigt berørt af situationen, men her er vigtigt, at du husker at blive i chefrollen og holde følelserne indenbords. Det er selvfølgelig ikke det samme som, at du ikke kan være empatisk, men gør det med en professionel vinkel.

Helt lavpraktisk: Husk at få en underskrift fra den opsagte medarbejder på den skriftlige opsigelse således, at der er styr på formalia i den sammenhæng. Medarbejderen kvitterer for at have modtaget opsigelsen - ikke for rigtigheden i den. 

Efter at opsigelsen er gennemført, vil jeg anbefale, at du giver vedkommende fri resten af dagen til at sunde sig oven på opsigelsen.

3. Hjælp den opsagte medarbejder videre hvor det er muligt

Helt overordnet vil jeg opfordre dig til at hjælpe medarbejderen videre, hvis det er muligt, og det er der 3 gode grunde til:

  1. Det er god stil at tage et medansvar for at hjælpe den opsagte medarbejder videre til næste job.
  2. Du øger chancen for, at den opsagte medarbejder kan fungerer som ambassadør for dig som chef og jeres virksomhed selvom du måtte opsige vedkommende. Det er altid at foretrække, at den opsagte medarbejder omtaler dig og jeres virksomhed positivt.
  3. Der kan være penge at spare ved at hjælpe den opsagte medarbejder i et nyt job så hurtigt som muligt, da det kan være ensbetydende med færre måneder, hvor der skal udbetales løn i.

Der er flere ting som du kan gøre for at hjælpe den opsagte medarbejder:

  • Stil dig gerne til rådighed som referenceperson, hvis du i øvrigt har været tilfreds med indsatsen. Rigtigt mange opsigelser handler jo om nedskæringer og ikke om manglende performance. 
  • Giv medarbejderen fri til at tage til jobsamtaler og sig det gerne som en del af afslutningen på selve opsigelsen. Medarbejderen skal således ikke til at bruge fridage for at kunne tage til en eller flere samtaler.
  • Hvis det er relevant, så giv medarbejderen fri i eksempelvis en dag eller to i starten af opsigelsesperioden til at få opdateret vedkommendes LinkedIn profil, og få aktiveret jobsøgningsfunktionerne på LinkedIn. Henvis eventuelt til nogle af de gratis LinkedIn profilguider, der findes, og som kan hjælpe den opsagte med at få en professionel og appellerende profil. 
  • Tilbyd den opsagte medarbejder at få nogle timers sparring og karriererådgivning hos eksempelvis en headhunter eller rekrutteringskonsulent med henblik på at hjælpe vedkommende til at blive både mere afklaret/målrettet samtidigt med, at den opsagte medarbejder får skabt processer og indsatser omkring jobsøgningen. Udover at det er god karma at gøre det, så koster det faktisk ikke særligt mange penge, og slet ikke i forhold til sparede lønkroner, hvis du på den måde kan få den opsagte medarbejdere i job før fratrædelsestidspunktet. 
  • Afhængig af rollen som den opsagte medarbejder har haft i virksomheden, og hvis vedkommende har et længere opsigelsesvarsel, kan det give mening at overveje et outplacementforløb hos en headhunter eller et HR-firma.
  • Der kan i den sammenhæng typisk laves en aftale om, at hvis den opsagte medarbejder får enten betalt sparring/karriererådgiving eller et outplacement forløb, så accepterer han eller hun, at vedkommende ikke kan opnå dobbeltløn i opsigelsesperioden. Guleroden for den opsagte handler således om at få sparring og proaktiv hjælp til at finde et nyt job. 

4. Kommunikation af opsigelsen

Et andet vigtigt element i det at håndtere en opsigelse professionelt handler om kommunikation til kollegerne, teamet og eventuelt også hele virksomheden afhængig af hvor stor en virksomhed, der er tale om.

Formålet med at få kommunikeret opsigelsen til organisationen drejer sig om, at dels er det rettidig omhu og dels skal medarbejderne høre det fra ledelsen - ikke fra den opsagte medarbejder.

Kommunikation af budskabet handler også om at undgå, at der skabes gætterier eller misforståelser omkring opsigelsen. Sørg således for at budskabet er enkelt og klart.

I forhold til selve kommunikationen af opsigelsen og årsagen til at samarbejdet ophører, så hold det på et overordnet niveau - både i respekt for den opsagte medarbejder, men også fordi at der ikke er grund til at blive detaljeret.

Kommunikationen kan eksempelvis indeholde noget om:

  • Hvem er blevet opsagt
  • Overordnet årsag til at samarbejdet ophører
  • Hvornår den opsagte stopper og eventuelt fritstilles
  • Tak gerne vedkommende for indsatsen og ønsk vedkommende pøj pøj i sit videre virke
  • Et andet element omkring kommunikation handler om, hvad den opsagte medarbejder ønsker at kommunikere til kolleger og andre. 

Dette er endnu en god grund til, at du har styr på, hvad du og virksomheden ønsker at kommunikere således, at den opsagte medarbejder får dette af vide som en del af selve opsigelsen.

På den måde er den opsagte medarbejder orienteret om, hvad du kommer til at kommunikere umiddelbart efter opsigelsen således, at der er klarhed over den del. 

Det handler også om, at du som chef skal hjælpe den opsagte medarbejder med at undgå at sætte sig selv i en situation, hvor han eller hun får kommunikeret et budskab, der kan opfattes som et brud på den såkaldte loyalitetsforpligtelse. 

Den betyder at medarbejdere (inklusive opsagte) ikke må sige eller skrive noget, der kan skade virksomheden. Og her kan en for tidlig og/eller forkert udmelding på eksempelvis de sociale medier nemlig opfattes som et brud på loyalitetsforpligtelsen.

Da det ikke er i den opsagte medarbejders interesse at risikere at blive bortvist, miste lønnen eller endda ligefrem blive pålagt et erstatningskrav, så er det rettidig omhu fra din side at informere den opsagte omkring dette.

Afslutningsvis vil jeg nævne, at det så absolut er en fordel at være enige om budskaberne, der skal kommunikeres af både virksomhed og den opsagte medarbejder.

5. Den sidste arbejdsdag

Uanset om den opsagte medarbejder bliver fritstillet med det samme eller om han eller hun skal arbejde normalt i opsigelsesperioden, synes jeg at det er vigtigt at du tænker over det som jeg kalder for "den sidste arbejdsdag".

Det handler ganske enkelt om at få sendt medarbejderen afsted på en god måde. Vi ved aldrig om vores professionelle veje krydses igen på et tidspunkt, hvorfor det altid er god stil at tage afsked på en ordentlig måde.

Om der ligefrem skal være en afskedsreception kan man altid diskutere, men hvis der ellers er tale om en medarbejder, som du har været glad for, så sender det et signal om professionalisme og overskud - både til den opsagte, men også til resten af virksomheden.

Den sidste arbejdsdag handler også om praktik, da det er her at den opsagte medarbejder skal aflevere eksempelvis:

  • ID-kort og nøgler
  • Computer, tablet og lignende
  • Mobiltelefon
  • Kreditkort
  • Firmabil
  • Brændstofkort

Afrunding: Det er okay at du ikke bliver rigtig god til at afskedige

Jeg vil slutte min guide af med det som jeg egentlig startede med: Du bliver forhåbentlig aldrig rigtig god til at opsige medarbejdere.

Så det er helt okay, hvis du synes, at det var svært og hårdt at gennemføre en opsigelse selv om du havde forberedt dig særdeles grundigt, og måske har fulgt guiden med de 5 trin til punkt og prikke.

For der er blandet mennesker, følelser og holdninger ind i det at opsige en medarbejder, og du ved ikke hvordan vedkommende kommer til at tage det før opsigelsen er gennemført. Nogle kommer til at gå forholdsvist nemt. Andre ender ikke i noget positivt.

Men jeg vil stadigvæk holde fast i, at jo bedre du forbereder dig på det at opsige medarbejderen, desto større er chancen for at det blive en professionel og respektfuld oplevelse - både for dig selv og for den opsagte.

Med venlig hilsen

Flemming Lund


Lund HR ApS
Østre Alle 102, 9000 Aalborg

Tlf: +45 5077 0451 - mail: flemming@lundhr.dk